CRM-Software nach Maß und ERP-Entwicklung: ein System für Aufträge, Personal, Lager und Reporting

Was ist individuelle CRM- und ERP-Entwicklung?

Individuelle CRM- und ERP-Entwicklung bedeutet, ein internes Geschäftssystem zu bauen, das Ihren eigenen Prozessen folgt, statt Ihr Unternehmen an ein generisches Werkzeug anzupassen. Wer CRM-Software nach Maß entwickeln lässt, bekommt ein CRM (Customer-Relationship-Management-System) für Kunden, Leads, Deals, Aufträge und Kommunikation. Eine ERP-Software nach Maß (Enterprise Resource Planning) geht weiter in den Betrieb: Planung, Personal, Lager, Einkauf, Compliance und Finanzen. Viele Unternehmen brauchen eine Mischung aus beidem auf einer Plattform.

Lytvynov Production entwickelt CRM- und ERP-Systeme nach Maß für Unternehmen mit etwa 10 bis 200 Mitarbeitern in den USA, UK und der EU. Unser Kern-Stack ist PHP/Symfony im Back-End und React im Front-End, was zu Systemen mit vielen Geschäftsregeln, Rollen und Ansichten passt, die über Jahre zuverlässig laufen müssen. Wir arbeiten auf Englisch und Französisch, und jedes Projekt beginnt mit einem schriftlichen Umfang und einem Festpreisangebot.

Wann sollten Sie ein CRM oder ERP entwickeln lassen, statt eines zu kaufen?

Sie sollten ein CRM oder ERP nach Maß entwickeln lassen, wenn Ihr Ablauf ein Wettbewerbsvorteil ist, wenn Standardwerkzeuge teure Umwege brauchen oder wenn die Lizenzkosten für Ihr ganzes Team immer weiter steigen. Kaufen sollten Sie, wenn Ihr Prozess Standard ist und ein bekanntes Produkt 80 % davon abdeckt.

Ein nützlicher Test: Schreiben Sie die fünf Dinge auf, die Ihr Team jeden Tag erledigt und die das aktuelle Tool nicht ohne Umweg kann. Wenn diese Liste lang und spezifisch für Ihr Geschäft ist, zahlt sich ein System nach Maß meist aus. Wenn sie kurz ist, konfigurieren Sie lieber ein bestehendes Produkt, und das sagen wir Ihnen auch im Scoping-Gespräch.

Was kann ein CRM oder ERP nach Maß enthalten?

Ein CRM oder ERP nach Maß kann jedes Modul enthalten, mit dem Ihr Unternehmen arbeitet, und das richtige erste Release deckt nur die Module ab, die am meisten manuelle Arbeit beseitigen. Diese Module bauen wir am häufigsten:

• Kunden und Kontakte: Profile von Firmen und Personen, Historie von Aufträgen, Anrufen und E-Mails, Dokumente und Notizen in einer Karte.
• Leads, Deals und Aufträge: Eingang über Ihre Website, E-Mail oder Messenger, ein Board von neu bis erledigt, Status, die den nächsten Schritt automatisch auslösen.
• Service- und Einsatzplanung: Kalender für Einsätze, Teams und Geräte, synchronisiert mit Google- oder Apple-Kalendern.
• Personal und Schichten: wer wann arbeitet, Aufgabenzuweisung, Zeiterfassung und Auslastungsansichten.
• Lager und Bestand: Lagerbestände in Echtzeit, Reservierungen für Aufträge, Wareneingang und Abschreibungen.
• Compliance und Dokumente: vorgeschriebene Nachweise, Zertifikate und Fristen, mit Erinnerungen, bevor etwas abläuft.
• Anbindung an die Finanzen: Angebote, Rechnungen und Zahlungsstatus, verbunden mit Ihrer Buchhaltungssoftware, statt sie zu ersetzen.
• Dashboards und Berichte: die Zahlen, die die Geschäftsführung tatsächlich jede Woche prüft, ohne Export nach Excel.
• Rollen und Berechtigungen: was ein Außendienstmitarbeiter, ein Lagerist, ein Manager und ein Inhaber sehen und ändern dürfen, mit Audit-Log.
• Benachrichtigungen: E-Mail-, Telegram-, Slack- oder In-App-Hinweise, wenn etwas eine Person braucht.

Welche CRM- und ERP-Systeme nach Maß haben wir gebaut?

Wir haben interne Systeme für Kunden aus Flugzeugservice, Telekom-Support und Abo-Handel gebaut, und unsere eigenen internen Tools betreiben wir genauso:

• ERP nach Maß für ein US-Unternehmen im Flugzeugservice: über sechs Monate mit Symfony/PHP, React, SQL und Mercure gebaut. Eine Plattform für Kundenprofile, Auftragsbearbeitung, Planung von Flugzeugservice, Personal- und Schichtverwaltung mit Synchronisation zu Google Calendar und Apple Calendar, Lagerbestand in Echtzeit und Überwachung der regulatorischen Compliance, genutzt von allen, vom Techniker bis zum CEO.
• Aufgaben- und Ticketsystem für ein Telekom-Support-Unternehmen in Frankreich: ein internes CRM, in drei Monaten gebaut, das Tickets aus Alarmsystemen von Drittanbietern und manuelle Aufgaben verarbeitet, mit rollenbasiertem Zugriff über Keycloak, Teamzuweisung, Zeiterfassung und automatischen Benachrichtigungen.
• CRM und Lieferdisposition für ein Blumen-Abo-Studio: ein Auftragsboard, Kurierverwaltung, Disposition an Uklon Delivery mit einem Klick, eine Live-Karte und Sendungsverfolgung für Kunden in Telegram, auf Englisch und Ukrainisch.

Intern steuert unser Team Projekte auf einem Projektboard, das wir selbst gebaut haben, mit einem MCP-Server, den unsere Entwickler und KI-Coding-Agenten jeden Tag nutzen. Wir wissen, wie sich ein internes System anfühlt, wenn man für die eigene Arbeit darauf angewiesen ist.

Wie läuft die Entwicklung eines CRM oder ERP nach Maß bei uns ab?

Die Entwicklung eines CRM oder ERP nach Maß funktioniert am besten in Modulen: Ein Ablauf geht live, die Mitarbeiter nutzen ihn, und das nächste Modul baut auf echtem Feedback auf. Meist arbeiten wir in vier Phasen:

1. Scoping (1 bis 2 Wochen): Wir erfassen Ihren aktuellen Prozess, die genutzten Tabellen und Tools, Rollen und Integrationen, schreiben dann den Umfang des ersten Release und geben ein Festpreisangebot ab.
2. Erstes Modul (6 bis 10 Wochen): der Ablauf, der am meisten schmerzt, meist Aufträge oder Einsätze, mit Rollen, Benachrichtigungen und Daten, die aus Ihren aktuellen Dateien importiert werden.
3. Weitere Module (je 4 bis 8 Wochen): Planung, Lager, Compliance, Reporting oder Kundenportale, jedes vorgeführt, mit Ihren Mitarbeitern getestet und ausgeliefert.
4. Support und Weiterentwicklung: Monitoring, Backups, Updates und neue Funktionen in einem Monatsplan oder als dediziertes Team, wenn das System weiter wächst.

Jede Woche endet mit einer Demo auf einem Staging-Server. Der Code liegt vom ersten Tag an in Ihren Repositories, und Sie können den Fortschritt jederzeit auf dem Board sehen.

Wie integrieren Sie ein CRM oder ERP nach Maß mit anderen Systemen?

Ein CRM oder ERP nach Maß sollte sich mit den Tools verbinden, auf die Ihr Unternehmen bereits setzt, statt sie alle zu ersetzen. Wir integrieren über APIs und Webhooks und kapseln jede Integration hinter einer eigenen Schnittstelle, damit sie getestet und ausgetauscht werden kann, ohne den Rest des Systems anzufassen.

Typische Integrationen: Buchhaltungs- und Rechnungssoftware, Zahlungsanbieter wie Stripe, Kalender und E-Mail von Google Workspace und Microsoft 365, Telegram, WhatsApp oder Slack für Benachrichtigungen, Liefer- und Logistik-APIs, Identity-Provider wie Keycloak, Google oder Microsoft für Single Sign-on und Ihre Website-Formulare für eingehende Leads. Im Projekt für das Blumen-Abo hatte jede Integration eine Sandbox-Implementierung hinter derselben Schnittstelle, sodass der gesamte Ablauf in Demos funktionierte, bevor die echten Zugangsdaten verbunden waren.

Wie ergänzen Sie KI in einem CRM oder ERP ohne Risiko?

KI in einem CRM oder ERP sollte Tippen und Suchen ersparen, nicht Entscheidungen treffen, die niemand prüfen kann. Wir ergänzen KI-Funktionen, sobald die Kernabläufe stabil sind und das Datenmodell sauber ist, und jede KI-Aktion, die Daten ändert, geht zuerst über eine Person.

Nützliche KI-Funktionen in internen Systemen:

• Eingehende E-Mails, PDFs und Fotos von Dokumenten in Entwürfe von Datensätzen verwandeln.
• Die Historie eines Kunden vor einem Gespräch zusammenfassen.
• Aufträge, Einsätze und Notizen in natürlicher Sprache durchsuchen.
• Antworten, Angebote oder Berichte entwerfen, die eine Person freigibt.
• Überfällige Einsätze, ungewöhnliche Aufträge oder fehlende Compliance-Dokumente markieren.

Wir bauen diese Funktionen mit den APIs von OpenAI oder Anthropic Claude, protokollieren jeden Aufruf und messen die Genauigkeit an Ihren echten Daten. Für eine umfassendere Automatisierung der Backoffice-Arbeit sehen Sie sich unsere Leistungen zur KI-Automatisierung an.

Was kostet ein CRM oder ERP nach Maß?

Ein komplettes ERP/CRM für ein mittelständisches Unternehmen kostet bei uns typischerweise 40.000 bis 90.000 USD, und ein kleineres internes Tool für eine Abteilung beginnt bei unserem Mindestauftragsvolumen von 10.000 USD; nach einem kurzen Scoping-Gespräch erhalten Sie ein Festpreisangebot, und eine erste Spanne erhalten Sie über unser Formular zur Projektschätzung. Der Preis hängt von der Zahl der Module und Rollen, den Integrationen, der Datenmigration und dem Umfang des Reportings ab. Wie feste Meilensteine im Vergleich zu einem monatlichen Team abschneiden, lesen Sie in dediziertes Team vs. Festpreis.

Können Sie ein bestehendes internes System übernehmen oder ersetzen?

Ja. Viele Unternehmen kommen mit einem internen System zu uns, das das Geschäft noch trägt, sich aber schwer ändern lässt: eine alte PHP-Anwendung, ein stark angepasstes CRM oder eine Sammlung von Skripten rund um Tabellen. Wir beginnen mit einem kurzen Audit von Code, Daten und Hosting und wählen dann zwischen einer schrittweisen Modernisierung und einem Ersatz, der Modul für Modul neben dem alten System entsteht. Unser Leitfaden zur Modernisierung einer veralteten PHP-Anwendung erklärt, wie wir das entscheiden. Wenn das alte System in Symfony oder reinem PHP geschrieben ist, kann unser Team für Symfony-Entwicklung es meist direkt weiterführen.

Nächster Schritt

Schicken Sie uns, wie Ihr Team heute arbeitet: die Tools, die Tabellen und die drei Aufgaben, die am meisten Zeit kosten. In einem kurzen Scoping-Gespräch sagen wir Ihnen ehrlich, ob sich ein CRM oder ERP nach Maß lohnt, was das erste Modul sein sollte und was es kosten würde. Wenn Sie mehr als ein internes System brauchen, sehen Sie sich unsere Leistungen zur Individualsoftware-Entwicklung an. CRM/ERP-Scoping-Gespräch buchen.