Desarrollo de CRM y ERP a medida: un solo sistema para pedidos, personal, stock e informes

¿Qué es un CRM a medida y un ERP a medida?

El desarrollo de un CRM a medida o un ERP a medida consiste en construir un sistema de gestión interno que sigue sus propios procesos, en lugar de adaptar su empresa a una herramienta genérica. Un CRM (sistema de gestión de relaciones con clientes) cubre clientes, leads, oportunidades, pedidos y comunicación. Un ERP (sistema de planificación de recursos empresariales) va más allá, hacia las operaciones: planificación, personal, almacén, compras, cumplimiento normativo y finanzas. Muchas empresas necesitan una combinación de ambos en una sola plataforma.

Lytvynov Production desarrolla sistemas CRM y ERP a medida para empresas de aproximadamente 10 a 200 personas en EE. UU., Reino Unido y la UE. Nuestro stack principal es PHP/Symfony en el back end y React en el front end, lo que encaja con sistemas con muchas reglas de negocio, roles y pantallas que deben funcionar de forma fiable durante años. Trabajamos en inglés y francés, y cada proyecto empieza con un alcance por escrito y un presupuesto cerrado.

¿Cuándo conviene desarrollar un CRM o ERP a medida en lugar de comprarlo?

Conviene desarrollar un CRM o ERP a medida cuando su flujo de trabajo es una ventaja competitiva, cuando las herramientas del mercado necesitan soluciones alternativas costosas o cuando el coste de las licencias para todo su equipo no deja de crecer. Conviene comprar cuando su proceso es estándar y un producto conocido cubre el 80 % de él.

Una prueba útil: enumere las cinco tareas que su equipo hace cada día y que la herramienta actual no puede resolver sin una solución alternativa. Si la lista es larga y específica de su negocio, un sistema a medida suele amortizarse. Si es corta, configure un producto existente, y se lo diremos así en la llamada de definición del alcance.

¿Qué puede incluir un CRM o ERP a medida?

Un CRM o ERP a medida puede incluir cualquier módulo con el que funcione su empresa, y la primera versión adecuada cubre solo los que eliminan más trabajo manual. Estos son los módulos que desarrollamos con más frecuencia:

• Clientes y contactos: fichas de empresas y personas, historial de pedidos, llamadas y correos, documentos y notas en una sola ficha.
• Leads, oportunidades y pedidos: entrada desde su web, el correo o mensajería, un tablero de nuevo a terminado, estados que activan automáticamente el siguiente paso.
• Planificación de servicios y trabajos: calendarios de trabajos, equipos y maquinaria, sincronizados con Google Calendar o Apple Calendar.
• Personal y turnos: quién trabaja cuándo, asignación de tareas, registro de horas y vistas de carga de trabajo.
• Almacén e inventario: niveles de stock en tiempo real, reservas para pedidos, recepciones y bajas.
• Cumplimiento normativo y documentos: registros obligatorios, certificados y plazos, con recordatorios antes de que algo caduque.
• Conexiones con finanzas: presupuestos, facturas y estado de los pagos, conectados a su software de contabilidad en lugar de sustituirlo.
• Paneles e informes: las cifras que la dirección revisa realmente cada semana, sin exportar a Excel.
• Roles y permisos: qué puede ver y modificar un técnico de campo, un empleado de almacén, un responsable y un propietario, con registro de auditoría.
• Notificaciones: alertas por correo, Telegram, Slack o dentro de la aplicación cuando algo necesita a una persona.

¿Qué sistemas CRM y ERP a medida hemos desarrollado?

Hemos desarrollado sistemas internos para clientes de servicios aeronáuticos, soporte de telecomunicaciones y venta minorista por suscripción, y gestionamos nuestras propias herramientas internas del mismo modo:

• ERP a medida para una empresa estadounidense de servicios aeronáuticos: desarrollado durante seis meses con Symfony/PHP, React, SQL y Mercure. Una sola plataforma para fichas de clientes, procesamiento de pedidos, planificación del mantenimiento de aeronaves, gestión de personal y turnos sincronizada con Google Calendar y Apple Calendar, inventario de almacén en tiempo real y control del cumplimiento normativo, utilizada por todos, desde los técnicos hasta el CEO.
• Sistema de gestión de tareas y tickets para una empresa de soporte de telecomunicaciones en Francia: un CRM interno desarrollado en tres meses que procesa tickets de sistemas de alarma de terceros y tareas manuales, con acceso por roles mediante Keycloak, asignación a equipos, registro de horas y notificaciones automáticas.
• CRM y gestión de repartos para un estudio de flores por suscripción: un tablero de pedidos, gestión de repartidores, envío a Uklon Delivery con un solo clic, un mapa en directo y seguimiento para el cliente en Telegram, en inglés y ucraniano.

Internamente, nuestro equipo gestiona los proyectos en un tablero que hemos desarrollado nosotros mismos, con un servidor MCP que nuestros ingenieros y agentes de programación con IA usan a diario. Sabemos lo que supone un sistema interno cuando su propio trabajo depende de él.

¿Cómo trabajamos en el desarrollo de CRM y ERP a medida?

El desarrollo de CRM y ERP a medida funciona mejor por módulos: un flujo de trabajo entra en producción, las personas empiezan a usarlo y el siguiente módulo se construye a partir de su experiencia real. Normalmente lo organizamos en cuatro etapas:

1. Definición del alcance (1 a 2 semanas): analizamos su proceso actual, las hojas de cálculo y herramientas en uso, los roles y las integraciones; después redactamos el alcance de la primera versión y damos un presupuesto cerrado.
2. Primer módulo (6 a 10 semanas): el flujo de trabajo que más duele, normalmente pedidos o trabajos, con roles, notificaciones y datos importados de sus archivos actuales.
3. Módulos siguientes (4 a 8 semanas cada uno): planificación, almacén, cumplimiento normativo, informes o portales de clientes, cada uno presentado en demo, probado con su personal y puesto en producción.
4. Soporte y crecimiento: monitorización, copias de seguridad, actualizaciones y nuevas funciones con un plan mensual, o como equipo dedicado si el sistema sigue creciendo.

Cada semana termina con una demo en un servidor de staging. El código está en sus repositorios desde el primer día, y puede ver el avance en el tablero en cualquier momento.

¿Cómo se integra un CRM o ERP a medida con otros sistemas?

Un CRM o ERP a medida debe conectarse con las herramientas de las que ya depende su empresa, no sustituirlas todas. Integramos mediante API y webhooks, y mantenemos cada integración detrás de su propia interfaz para poder probarla y sustituirla sin tocar el resto del sistema.

Integraciones típicas: software de contabilidad y facturación, proveedores de pago como Stripe, calendarios y correo de Google Workspace y Microsoft 365, Telegram, WhatsApp o Slack para notificaciones, API de reparto y logística, proveedores de identidad como Keycloak, Google o Microsoft para el inicio de sesión único, y los formularios de su web para los leads entrantes. En el proyecto de flores por suscripción, cada integración tenía una implementación sandbox detrás de la misma interfaz, de modo que todo el flujo funcionaba en las demos antes de conectar las credenciales reales.

¿Cómo se añade IA a un CRM o ERP sin riesgo?

La IA en un CRM o ERP debe eliminar trabajo de escritura y búsqueda, no tomar decisiones que nadie puede comprobar. Añadimos funciones de IA cuando los flujos de trabajo principales son estables y el modelo de datos está limpio, y toda acción de IA que modifica datos pasa antes por una persona.

Funciones de IA útiles en sistemas internos:

• Convertir correos entrantes, PDF y fotos de documentos en borradores de registros.
• Resumir el historial de un cliente antes de una llamada.
• Buscar pedidos, trabajos y notas en lenguaje natural.
• Redactar respuestas, presupuestos o informes para que una persona los apruebe.
• Señalar trabajos vencidos, pedidos inusuales o documentos de cumplimiento que faltan.

Las desarrollamos con las API de OpenAI o Anthropic Claude, registramos cada llamada y medimos la precisión con sus datos reales. Para una automatización más amplia del trabajo administrativo, consulte nuestros servicios de automatización con IA.

¿Cuánto cuesta un CRM o ERP a medida?

Un ERP/CRM completo para una empresa mediana suele costar con nosotros de 40.000 a 90.000 USD, y una herramienta interna más pequeña para un solo departamento parte de nuestro mínimo de 10.000 USD; damos un presupuesto cerrado tras una breve llamada para definir el alcance, y puede obtener una primera horquilla con nuestro formulario de estimación del proyecto. El precio depende del número de módulos y roles, las integraciones, la migración de datos y la cantidad de informes que necesite. Para entender cómo se comparan los hitos a precio cerrado con un equipo mensual, lea equipo dedicado frente a precio cerrado.

¿Pueden hacerse cargo de un sistema interno existente o sustituirlo?

Sí. Muchas empresas llegan a nosotros con un sistema interno que todavía sostiene el negocio pero es difícil de modificar: una aplicación PHP antigua, un CRM muy personalizado o un conjunto de scripts alrededor de hojas de cálculo. Empezamos con una breve auditoría del código, los datos y el alojamiento, y después elegimos entre una modernización gradual y una sustitución construida módulo a módulo junto al sistema antiguo. Nuestra guía sobre cómo modernizar una aplicación PHP heredada explica cómo lo decidimos. Si el sistema antiguo está en Symfony o PHP puro, nuestro equipo de desarrollo Symfony normalmente puede continuarlo directamente.

Siguiente paso

Cuéntenos cómo trabaja su equipo hoy: las herramientas, las hojas de cálculo y las tres tareas que más tiempo consumen. En una breve llamada para definir el alcance le diremos con honestidad si un CRM o ERP a medida merece la pena, cuál debería ser el primer módulo y cuánto costaría. Si necesita algo más que un sistema interno, consulte nuestros servicios de desarrollo de software a medida. Reserve una llamada para definir su CRM/ERP.